Phần mềm ERP miễn phí hiện đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý quá trình hoạt động. Tuy nhiên, phần mềm ERP là gì? Một phần mềm ERP miễn phí như thế thì có tối ưu được hiệu quả quản trị doanh nghiệp hay không? Có nên sử dụng phần mềm ERP miễn phí quản lý doanh nghiệp? Hãy tham khảo những thông tin chúng tôi chia sẻ dưới đây để có những lựa chọn phù hợp nhất nhé!
1. Phần mềm ERP là gì? Đặc điểm của phần mềm ERP miễn phí?
Phần mềm ERP là một hệ thống phần mềm hoặc web app hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp quản lý và kiểm soát toàn bộ những nguồn lực một cách hiệu quả, giúp cho các phòng ban giải quyết công việc tốt hơn với thời gian ngắn hơn. Đồng thời, là phương pháp giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý hiệu quả toàn bộ doanh nghiệp.
Một giải pháp ERP tích hợp gồm cả phần mềm và hoạt động tư vấn với nhiều chức năng được ứng dụng cho việc: quản lý kế hoạch, quản lý hàng mua hàng và hàng tồn kho, quản lý chi phí sản xuất và giao hàng, quản lý khách sạn, tiếp thị và bán hàng, kế toán,…
Đặc điểm của phần mềm ERP miễn phí:
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP miễn phí gồm 2 đặc điểm nổi bật:
- Phần mềm ERP: Tích hợp tất cả các module quản lý đơn lẻ và doanh nghiệp chỉ cần dùng một phần mềm duy nhất để quản lý các hoạt động của mình.
- Phần mềm miễn phí (OpenSource – mở mã nguồn): Là phần mềm với mã nguồn được công bố và sử dụng một giấy phép cho bất kỳ ai cũng có thể thay đổi, nghiên cứu và cải tiến phần mềm, phân phối phần mềm ở dạng đã thay đổi hoặc chưa thay đổi.
Với 2 đặc điểm này, phần mềm ERP miễn phí sẽ cho phép doanh nghiệp tự tạo ra phần mềm quản lý đặc trưng riêng, phù hợp với mục đích sử dụng. Phần mềm miễn phí này cũng có thể có khá đầy đủ các chức năng tương tự như phần mềm trả phí. Thế nhưng, doanh nghiệp cần có một bộ phận IT đủ quy mô và điều kiện để phát triển và ứng dụng phần mềm này.
Ngoài ra, với phần mềm miễn phí vẫn sẽ có những điểm hạn chế về chức năng, về bảo mật. Thế nên, gần đây các doanh nghiệp đang có xu hướng viết phần mềm theo yêu cầu để đáp ứng đầy đủ những tính năng mà doanh nghiệp muốn có. Đặc biệt với những phần mềm theo yêu cầu thì bảo mật được tốt hơn và sự hiệu quả mang lại cũng cao hơn.
2. Ưu, nhược điểm sử dụng phần mềm erp miễn phí để quản lý doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển mở rộng thì vấn đề quản lý cũng trở nên khó khăn hơn nhiều nếu chỉ sử dụng bằng các phương pháp thủ công. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn ngân sách để có thể cài đặt phần mềm ERP, vì thế việc tìm đến những phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí có thể được xem là giải pháp gỡ rối cho nhiều doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ phân tích những ưu, nhược điểm khi sử dụng phần mềm ERP miễn phí để doanh nghiệp có thể cân nhắc việc nên sử dụng phần mềm miễn phí hay không nhé.
Ưu điểm:
Những ưu điểm nổi bật từ phần mềm mã nguồn mở miễn phí:
- Miễn phí: Miễn phí là lý do chính mà hầu hết các doanh nghiệp cân nhắc khi lựa chọn sử dụng phần mềm ERP. Thường việc cài đặt và cấp giấy phép sử dụng đi kèm với một khoản chi phí khi mua một hệ thống ERP độc quyền. Nó cũng sẽ có những thỏa thuận về quyền sử dụng. Điều đó có thể hạn chế số lượng người dùng mà bạn muốn cấp quyền truy cập và có khi cả các công cụ mà bạn muốn sử dụng và tích hợp trong đó.
- Tự do mở rộng quy mô và sửa đổi khi bạn cảm thấy phù hợp mà không phải trả thêm phí hay không phải cảm kết cho một hợp đồng dài hạn. Chính những điều đó mở đường cho sự xuất hiện của giải pháp mã nguồn mở miễn phí nhanh hơn và linh hoạt hơn.
- Tính linh hoạt: Với bản chất của mình, phần mềm mã nguồn mở miễn phí ERP vô cùng linh hoạt. Các tổ chức có thể tùy chỉnh để đáp ứng những yêu cầu và mục đích kinh doanh cụ thể.
- Khả năng kết hợp: Một phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí có thể tương thích hơn một hệ thống độc quyền nếu bạn muốn tích hợp với các ứng dụng kinh doanh độc lập hiện tại. Trong khi phần mềm của các nhà cung cấp yêu cầu sự điều chỉnh để làm việc với cơ sở hạ tầng phần mềm hoặc phần cứng hiện tại của bạn thì một sản phẩm mã nguồn mở miễn phí như ERP có thể hiệu quả về chi phí hơn so với phần mềm ERP phải trả phí…
- Không bị ràng buộc từ nhà cung cấp: Các phần mềm mã nguồn mở giảm thiểu sự phụ thuộc của doanh nghiệp và nhà cung cấp duy nhất trong việc cải tiến và bảo trì sản phẩm hay những hỗ trợ khác.
- Nhận được các hỗ trợ miễn phí từ cộng đồng: Có rất nhiều giải pháp mã nguồn mở được hỗ trợ bởi một cộng đồng đông đảo và hoạt động sôi nổi của người dùng và các lập trình viên, các nhà phát triển. Các cộng đồng này luôn sẵn sàng giải đáp những thắc mắc và đưa ra các lời khuyên và tư vấn hữu ích. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm sự hỗ trợ trên các văn bản tài liệu, diễn đàn hay các nhóm thảo luận,…
Nhược điểm:
Sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội, tuy nhiên với một phần mềm ERP miễn phí thì cũng sẽ có không ít nhược điểm mà bạn cần quan tâm trước khi sử dụng, một trong số đó có thể kể đến các điểm yếu của phần mềm ERP miễn phí được Microsoft (cũng là một nhà cung cấp ERP với sản phẩm là Dynamic AX) nêu ra trong dự án Bugnet của họ như:
- Rủi ro cao: Các nhà cung cấp phần mềm khi áp dụng các giải pháp nguồn mở tăng lên sẽ ổn định hơn về mặt tài chính. Tuy nhiên mạng lưới các nhà cung cấp này vẫn còn rất ít, không được tổ chức tốt cũng như việc định hướng rõ ràng. Hiện vẫn còn nhiều nghi vấn về sự ổn định và bền vững của giải pháp họ cung cấp do sự non nớt của họ.
- Mặc dù các nhà phát triển nhỏ lẻ linh hoạt và năng động này đôi khi có thể tạo ra những sản phẩm tuyệt vời. Thế nhưng, nguy cơ cao là họ sẽ không có đủ khả năng để hỗ trợ doanh nghiệp khi gặp sự cố hay rủi ro.
- Không có tính đồng bộ kỹ thuật: Một trong những ưu điểm nổi bật của ứng dụng quản lý doanh nghiệp trả phí so với phần mềm miễn phí là đội ngũ kỹ thuật được định hướng cụ thế để phát triển phần mềm phù hợp với mục tiêu và giá trị tổ chức. Chẳng hạn, các nhóm nghiên cứu và phát triển được chỉ đạo tập trung ra tính năng tiện lợi nhất để đáp ứng cho một lĩnh vực hay nhóm sản phẩm cụ thể.
- Tính đồng bộ và thống nhất trong quá trình phát triển phần mềm giúp nhà cung cấp giảm tối thiểu thời gian chết, giảm tỷ lệ xảy ra sự cố của phần mềm mã nguồn mở miễn phí, từ đó giúp người dùng tiện lợi hơn và hỗ trợ người dùng tốt hơn.
- Hỗ trợ kém chất lượng: Sự hỗ trợ miễn phí từ cộng đồng vừa là điểm mạnh mà cũng là điểm yếu của phần mềm ERP miễn phí. Những giải pháp trợ giúp không phải khi nào cũng nhanh nhất, tốt nhất và hiệu quả nhất.
- Đôi khi có quá nhiều ý kiến trái chiều trên các diễn đàn có thể khiến chúng ta bối rối, phân vân. Các ý kiến đó cũng có thể là quan điểm cá nhân và được xác thực bởi nguồn uy tín, không đảm bảo chắc chắn giải quyết được các vấn đề của doanh nghiệp.
- Ngược lại, các tổ chức lớn chuyên cung cấp các phần mềm trả phí lại thường cam kết những gói hỗ trợ hàng đầu, luôn có sẵn các đối tác hỗ trợ được ủy quyền, giúp giải quyết các vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng và toàn diện.
- Khả năng áp dụng: Các hệ thống nguồn mở thường tích hợp phức tạp được tạo ra bởi các lập trình viên và để cho các nhà phát triển khác tiếp tục cải tiến và tùy chỉnh phù hợp. Thị trường nguồn mở không nhắm đến người sử dụng cuối cùng không có kỹ năng lập trình. Vì thế, người cung cấp nguồn mở không chú trọng xây dựng giao diện và trải nghiệm của người dùng như các gói nguồn đóng.
- Các doanh nghiệp muốn sử dụng cần dành nhiều nguồn lực cũng như thời gian hơn để đào tạo đội ngũ cách dùng hoặc yêu cầu lập trình viên của họ cải tiến giao diện thân thiện hơn. Ngược lại, để giúp người dùng cuối sử dụng dễ dàng hơn thì các giải pháp nguồn đóng trả phí đã xây dựng các sản phẩm chuyên biệt bằng cách cung cấp giao diện thân thiện, trực quan với người dùng, có thể sử dụng ngay.
3. Phần mềm ERP miễn phí phù hợp với doanh nghiệp nào?
Phần mềm ERP miễn phí sẽ phù hợp với mô hình doanh nghiệp như thế nào? Với những đặc điểm của phần mềm mà chúng tôi đã chia sẻ ở trên thì ERP được xem là phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập. Đó là những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh phí để sử dụng các phần mềm trả phí với nhiều tính năng. Bên cạnh đó, họ cũng chưa có quá nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay một số liệu tài chính đồ sộ cần kiểm soát và bảo mật.
Do đó, họ khá phù hợp với phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí. Tuy nhiên, khi đứng vững và mở rộng hơn trên thị trường thì doanh nghệp chắc chắn sẽ cần đến những phần mềm trả phí với nhiều tính năng đầy đủ hơn.
Hiện, có khá nhiều nhà nhà cung cấp phần mềm sử dụng chiến lược cho các doanh nghiệp mới thành lập sử dụng phần mềm miễn phí trong năm đầu tiên sau thành lập. Tuy nhiên, về sau nếu muốn sử dụng tiếp thì bắt buộc họ phải trả phí. Đó cũng là chính sách tốt để hỗ trợ các doanh nghiệp mới hiện nay.
Hầu hết các công ty luôn hoạt động bận rộn và liên tục, vì thế có thể họ không có nhiều thời gian cũng như nguồn lực cần thiết để đầu tư cho việc đào tạo tất cả các cấp nhân viên và đầu tư vào việc triển khai nguồn mở. Các công ty này sẽ cần những giao diện thân thiện, trực quan với người dùng, thuộc dạng “mì ăn liền”- có thể sử dụng ngay sau khi mở hộp.
Để đáp ứng nhu cầu, các nhà cung cấp sản phẩm độc quyền đã phát triển các phần mềm này theo hướng đó, giúp người sử dụng cuối giải quyết được các vấn đề liên quan. Các công ty đã từng có trải nghiệm với các phần mềm trả phí sẽ dễ dàng chỉ ra ưu điểm này so với các phần mềm ERP miễn phí trên thị trường.
Mọi việc đều có 2 vấn đề của nó, phần mềm miễn phí thì vấn đề về bảo mật và chất lượng luôn là nổi lo, còn riêng phần mềm trả phí thì lại tốn kém. Chính vì vậy mà hãy lựa chọn cho mình phần mềm phù hợp, còn không bạn cũng có thể thiết kế app mobile giúp quản lý ERP trên thiết bị di động mà chi phí cũng không quá tốn. Nhưng nếu công ty bạn có tài chính và muốn phát triển lâu dài thì nên sử dụng phần mềm riêng được thiết kế bởi những công ty lập trình chuyên nghiệp, vì lợi ích mang lại từ phần mềm trả phí sẽ cao hơn rất nhiều với những phần mềm miễn phí bạn đã biết.
Trên đây là những chia sẻ về phần mềm ERP miễn phí, bạn hãy cân nhắc những ưu, nhược điểm của phần mềm này kết hợp xem xét những điều kiện hiện tại của doanh nghiệp để đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu có gì thắc mắc thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất nhé. Chúc bạn thành công trong cuộc sống.