Phần mềm quản lý bán hàng mang lại lợi ích gì khi sử dụng?

Phần mềm quản lý bán hàng đóng vai trò siêu cấp quan trọng đối với các doanh nghiệp, đó là điều mà Mona Media có thể khẳng định với bạn. Kể cả khi bạn đang sở hữu một đế chế doanh nghiệp khổng lồ trên vạn người, hay chỉ đang điều hành một cửa hàng kinh doanh nhỏ, thì một phần mềm quản lý bán hàng vẫn luôn sắm vai trợ thủ đắc lực giúp bạn hoàn thành “tất tần tật” mọi công việc khó nhằn, lắm bước trong kinh doanh chỉ trong … 1 nốt nhạc.

Nhiều người ví von rằng, một doanh nghiệp không biết cách vận dụng những lợi thế tuyệt vời từ công nghệ của thời đại 4.0 để hỗ trợ và phát triển quy mô hoạt động của mình, cũng giống như một đứa trẻ thiếu chất và không chịu lớn. Một số khách hàng khước từ việc sử dụng phần mềm quản lý, có thể đơn thuần chỉ là do họ chưa biết rõ lợi ích của chúng mà thôi. Vậy nên, trong giới hạn bài viết ngày hôm nay, Mona Media sẽ chia sẻ những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng mà có thể sẽ hữu ích dành cho nhu cầu của bạn.

Định nghĩa về phần mềm quản lý bán hàng:

Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Nói về phần mềm quản lý bán hàng, thì đây là một công cụ kết nối giữa các ứng dụng công nghệ thông tin với công tác quản lý doanh nghiệp, cửa hàng, cho phép người sử dụng thực hiện các tác vụ như quản lý kho, quản lý hàng hóa, khách hàng, theo dõi hoạt động của nhân viên cũng như cập nhật những thông tin từ nhà cung cấp,… Nhìn chung thì một phần mềm quản lý bán hàng cực kỳ “đa-zi-năng”, cung cấp đầy đủ các tiện ích để hỗ trợ người dùng tối ưu hóa công việc kinh doanh của mình.

Một số phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất tại Việt Nam như: KiotViệt, Sapo, Nhanh.vn,…

Tính tiện ích thể hiện ở đâu

Phải nói là trong thời buổi hiện nay, đối với doanh nghiệp thì đúng nghĩa là “cả nguồn … thu bỗng chốc thu bé lại vừa bằng một phần mềm quản lý bán hàng” luôn. Và bởi vì công cụ này có quá xá là nhiều tiện ích nên Mona Media sẽ giới thiệu đến bạn một vài tiện ích nổi bật nhất mà bạn có thể “nắm chắc quyền lực” trong tay khi sở hữu một phần mềm quản lý bán hàng xịn:

  • Mở rộng thị trường ra mang Internet
  • Xây dựng trang website đính kèm
  • Cung cấp hàng loạt công cụ giúp bạn tìm kiếm khách hàng và xây dựng thương hiệu
  • Sử dụng phần mềm mọi lúc – mọi nơi trên hầu hết các thiết bị di động có kết nối Internet
  • Hỗ trợ máy in, máy ghi hình giám sát hoạt động mua bán, sản xuất và các thiết bị khác nhau như máy tính để bàn, máy tính xách tay cho đến các thiết bị cảm ứng di động,…
  • Lưu trữ và sắp xếp dữ liệu khách hàng
  • Hỗ trợ xây dựng chiến lược kinh doanh
  • Thống kê hàng hóa, hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp
  • Tích hợp khả năng sao lưu, đề phòng sự cố
  • Khả năng phân quyền hạn, chức vụ, bảo mật nâng cao
  • Hướng đến sự đơn giản, thân thiện với người dùng, kể cả khi bạn không phải là người có chuyên môn về máy tính và lĩnh vực kế toán.

Tính tiện ích của phần mềm quản lý bán hàng

Mục tiêu của các phần mềm quản lý bán hàng

Phạm vi

Một phần mềm quản lý bán hàng nghe thì có vẻ … thường thường, nhưng trên thực tế thi phạm vi “phủ sóng” của nó trong doanh nghiệp của bạn lại khá là rộng đấy! Nói chính xác hơn, chúng ta đang đề cập đến sự kết nối một cách quy mô để liên kết chặt chẽ giữ mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp bạn.

Hình dung thế này nhé! Một phần mềm quản lý bán hàng sẽ kết nối giữa mục tiêu cần hoàn thành với ngân sách được phân bổ từ trước để có thể đạt được mục tiêu đó. Khi công cụ này kết nối các đề mục này lại với nhau, nếu trong quá trình vận hành doanh nghiệp mua bán của bạn có phát sinh bất cứ thay đổi nào tác động đến một yếu tố, thì bắt buộc phần mềm sẽ phản ánh lại thực trạng về sự tác động của thay đổi đó lên những thành phần khác, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, ngân sách và tài nguyên để rà soát, kiểm kê và chờ đợi báo cáo theo phương pháp truyền thống lỗi thời.

Tài nguyên

Sẽ không có gì là nói quá nếu như chúng ta khẳng định công nghệ đang dần thay thế chúng ta làm những việc vô cùng quan trọng. Điều đó gần như thể hiện chính xác khi nói đến phần mềm quản lý bán hàng. Việc sở hữu một ứng dụng này sẽ giúp bạn phân bổ nhân công hợp lý hơn cho công việc, tiết kiệm vật liệu và thay thế các trang thiết bị hiệu suất kém khác.

Đầu tiên, một phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn chọc lọc được những nhân lực phù hợp với những kỹ năng và kiến thức đáp ứng cho những công việc và nhiệm vụ được giao, giải quyết được vấn đề thừa người – thiếu chất khiến công việc đình trệ, kém hiệu quả.

Thứ hai, việc hỗ trợ quản lý hàng tồn kho cũng những như thống kê các mặt hàng bán ra sẽ giúp bạn đọc vị nhu cầu của thị trường, từ đó có chiến lược thông minh hơn để nhập bán sản phẩm chính xác hơn, giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho hoặc hàng hóa không đáp ứng được nhu cầu thị trường.

Cuối cùng, thay vì phải đầu tư nhiều loại thiết bị, phần mềm trả phí tốn kém khác nhau để thống kê và lưu trữ, tính toán những con số phát sinh trong quá trình vận hành doanh nghiệp, giờ đây, bạn chỉ cần đầu tư 1 cho tất cả, chẳng những nhanh chóng, hiệu quả mà còn vô cùng tiện ích nữa!

Thời gian

Ai bảo trong kinh doanh – bán hàng, thời gian không quan trọng? Bạn không thể chỉ chào bán sản phẩm rồi chờ đợi khách hàng đến với mình, bởi chúng ta đang trong thời đại mà mỗi doanh nghiệp đều phải “chiều lòng” các “thượng đế” của mình. Do đó, việc triển khai, lên kế hoạch cho các dự án, promotion, những chương trình giảm giá,… là vô cùng cần thiết. Và mỗi dự án như thế, đều sẽ đi kèm với một thứ tự về thời gian, cũng như thời lượng đặt trước để bạn có thể phân bổ các tài nguyên một cách phù hợp. Có vẻ khá chuyên sâu đấy, nhưng rõ ràng, đây là một chiến lược hoàn hảo, và một phần mềm quản lý bán hàng có mục tiêu hỗ trợ bạn hoàn thiện vấn đề về thời gian. 

Tiền bạc

Tất nhiên, khi một doanh nghiệp triển khai một công việc, thì nhất định sẽ có một mức chi phí đi kèm cần được ước tính và tổng cộng. Nhưng bạn biết rồi đấy, không phải tất cả các ước tính bằng sức người đều chính xác đâu! Đó là lý do tại sao doanh nghiệp luôn cần một hoạt định chính xác, hoặc một kế hoạch trợ cấp dự phòng trong trường hợp công việc vượt quá ngân sách ước tính. Rõ ràng, làm kinh doanh, bán hàng, ai cũng mong hướng đến lợi nhuận thu về chứ chẳng ai mong phải thất thoát tiền bạc đúng không?

Nhưng tiền nong thì bao giờ cũng phức tạp và tiêu tốn khá nhiều thời gian, do đó, tại sao bạn không hợp thức hóa vấn đề “khó nhằn” này bằng một hệ thống phần mềm quản lý bán hàng như một giải pháp có giá trị, phù hợp với nhu cầu ngày một tăng cao của nhiều doanh nghiệp khi mục đích lập trình của những công cụ này cốt yếu để phục vụ cho việc đó?

Doanh nghiệp được gì khi sử dụng phần mềm bán hàng
Doanh nghiệp được gì khi sử dụng phần mềm bán hàng

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng:

Sau khi cũng tìm hiểu được kha khá thông tin về những phần mềm quản lý bán hàng, thì ngay sau đây, Ezwebsite Monitoring sẽ tiếp tục trình bày với bạn Top 5 lợi ích khi sử dụng những phần mềm này:

Tối ưu khả năng hợp tác

Trong một doanh nghiệp, bất kể lớn hay nhỏ, thì mỗi nhân sự đều sẽ được chỉ định với những nhiệm vụ riêng biệt. Tuy nhiên, để đảm bảo mọi người đều được tối ưu hóa khả năng hợp tác để tiến độ công việc không trở nên rời rạc, khả năng cộng tác nhóm mà các phần mềm quản lý bán hàng mang lại sẽ giúp việc kết nối mọi người trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Chẳng hạn, khi một thành viên có thắc mắc cần trao đổi hoặc tham khảo ý kiến, bạn í hoàn toàn có thể nhận được phản hồi ngay lập tức, thông qua việc liên lạc với nhóm trong nội bộ, giúp mọi người dễ dàng nắm rõ các thông tin mà không cần bắt đầu lại bằng việc tìm kiếm, thu thập trên các nguồn khác. Điều đó giúp bạn tối ưu hóa việc chia sẻ tài liệu, rút ngắn mốc thời gian hoàn thành công việc,…

→ Một số tính năng mẫu bạn có thể đề xuất với đơn vị lập trình phần mềm quản lý bán hàng:

  • Chia sẻ file: Miễn là nhân viên của doanh nghiệp được cấp quyền truy cập, thêm thông tin vào hệ thống phần mềm, họ đều được cho phép nhanh chóng chia sẻ các tệp và những thông tin khác mọi lúc, mọi nơi.
  • Truyền thông nhóm: Một số Phần mềm quản lý bán hàng thậm chí có tích hợp ứng dụng nhắn tin trong hệ thống, giúp nhân viên có thể liên lạc với nhau dễ dàng, giải quyết kịp thời các yêu cầu khẩn cấp.
  • Chia sẻ dữ liệu khách hàng: Việc thống kê và lập hồ sơ khách hàng là điều cần thiết, bởi nó cho phép bạn sẽ dàng sắp xếp thông tin của họ, và liên kết chúng với các hóa đơn, sản phẩm.
  • Báo cáo tiến độ công việc: Thay vì chấm công và đánh giá công việc của nhân viên một cách cảm tính và có phần “hên xui, mích lòng”, thì một phần mềm quản lý bán hàng sẽ “kiêm” vai trò của người chấm công khách quan nhất khi báo cáo KPI, thời gian làm việc và nhiệm vụ của mỗi nhân sự. Dữ liệu này cho bạn một cái nhìn tổng quan về hướng mà doanh nghiệp vận hành, kể cả khi 

Hoàn hảo cho việc lập kế hoạch

Nếu không có một hệ thống quản lý “xịn”, sẽ rất “lộn xộn” trong việc quản lý doanh nghiệp, bởi bạn thiếu một thống kê tổng quan về những gì cần làm, những mục tiêu mà cửa hàng đã đạt được và chưa đạt được. Bằng việc hỗ trợ lập kế hoạch target cho doanh nghiệp, bạn sẽ có thể “xốc” lại năng suất làm việc của tập thể, phác thảo các nhiệm vụ và mục tiêu bán hàng cần đạt. Hãy đặt thời hạn và các hạng mục ưu tiên riêng, tránh sự xáo trộn hoặc chồng chéo giữa các lịch trình, nhiệm vụ đã đề ra.

→ Một số tính năng mẫu bạn có thể đề xuất với đơn vị lập trình phần mềm quản lý bán hàng:

  • Thiết lập nhiệm vụ ưu tiên: Điều này sẽ giúp bạn xác định công việc nào quan trọng và cần được thực hiện trước, hỗ trợ thiết lập lịch trình đơn giản mà mang lại hiệu quả hơn cho toàn bộ kế hoạch kinh doanh.
  • Chia sẻ lịch làm việc: Bằng việc thông báo với mọi người trong doanh nghiệp của bạn về các nhiệm vụ, thời hạn được giao, mỗi nhân sự sẽ chủ động hơn trong công việc của họ, còn người quản lý cũng được cung cấp một cái nhìn tổng quan hơn về các mốc quan trọng mà họ cần theo dõi và kiểm soát chặt chẽ, đẩy nhanh quá trình phân công nhiệm vụ.
Ứng dụng giúp người quản lý lên kế hoạch kinh doanh tốt hơn
Ứng dụng giúp người quản lý lên kế hoạch kinh doanh tốt hơn

Quản lý ngân sách hợp lý

Như đã đề cập đến ở trên, mỗi doanh nghiệp đều có những khoản chi phí bao gồm vốn ngân sách, các khoản dự phòng và lợi nhuận thu về. Lợi ích mà phần mềm quản lý bán hàng cung cấp cho người quản lý dự án, chính là thống kê được cả chi phí thực tế lẫn chi phí ước tính, từ đó vạch ra định hướng tối ưu hóa lợi nhuận mà công ty, doanh nghiệp có thể thu về. Cũng cần phải nói thêm là nếu chỉ khư khư sử dụng bảng tính excel kiểu cũ để quản lý chi phí, chắc chắn sẽ không mang lại hiệu quả cao như sử dụng ứng dụng quản lý kinh doanh mà chúng ta đang nói đến đây.

→ Một số tính năng mẫu bạn có thể đề xuất với đơn vị lập trình phần mềm quản lý bán hàng:

  • Báo cáo ngân sách: Bạn có thể nhận được báo cáo hằng tháng, thậm chí hằng tuần về các khoản chi tiêu, chi phí, tổng số tiền, vốn tồn,… để có thể theo dõi hiệu suất sử dụng dòng tiền và “thắng lại” kịp thời trước khi vượt quá ngân sách.
  • Bảng thống kê tổng hợp: Cũng tương tự báo cáo tài chính, tuy nhiên tính năng sẽ cho phép bạn liên kết với những yếu tố như KPI, biểu đồ hiển thị tiến trình, giai đoạn của doanh nghiệp.

Lưu trữ và xử lý tài liệu chính xác, linh hoạt

Có một thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng bảng tính Excel để lưu trữ và xử lý tài liệu, trong khi một số doanh nghiệp “thô sơ” khác thậm chí vẫn sử dụng phương pháp “tối cổ” là ghi chép bằng bút và giấy trong các hoạt động kinh doanh của họ. Mà bạn cũng biết rồi đấy, những kiểu sắp xếp này dù ít hay nhiều đều mang những rủi ro tiềm ẩn. Trên thực tế, có đến 88% các dữ liệu lưu trữ bởi Excel chữa các lỗi đáng báo động, tác động đến việc xử lý các hoạt động kinh doanh cũng như quá trình thực hiện những phân tích tài chính.

Hãy thay đổi quan niệm chỉ có những doanh nghiệp “siêu cường” mới sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ và xử lý tài liệu, bởi chính bạn cũng có thể “tậu” một phần mềm để đảm bảo tài liệu, dữ liệu được xử lý một cách chính xác.

→ Một số tính năng mẫu bạn có thể đề xuất với đơn vị lập trình phần mềm quản lý bán hàng:

  • Lưu trữ dữ liệu trung tâm: Khả năng lưu trữ “tất tần tật” mọi dữ liệu, bao gồm chi phí, hóa đơn, thông tin khách hàng, mặt hàng tồn kho, giá cả khuyến mãi, sự kiện đã lên lịch,… tất cả đều vô cùng dễ dàng để xem và truy xuất để phục vụ cho mục đích, nhu cầu cần thiết.
  • Khắc phục những sai lệch ở các phương pháp lưu trữ cũ: Bạn có thể click nhầm và khiến công thức, hàm tính excel bị sai lệch, tuy nhiên, với một phần mềm quản lý bán hàng, mọi thứ đều được thực hiện tự động, và bạn chẳng lo ngại những sơ suất của mình khiến cho những thông số thống kê trở nên thiếu chính xác.

Quản lý tài nguyên hiệu quả

Rất gay go nếu bạn là chủ một doanh nghiệp kinh doanh, nhưng chính bạn cũng không thống kê được số lượng, chủng loại các mặt hàng trong kho của mình. Điều đó có thể khiến bạn bị thất thoát hàng hóa lúc nào không hay, đồng thời gây khó khăn trong hoạt động kiểm kê hàng hóa, thậm chí là thiếu hụt sản phẩm khách hàng yêu cầu, trong khi một số mặt hàng bán ít chạy hơn lại ế ẩm chất đầy trong kho.

Bạn phải hiểu rằng, chính sự yếu kém trong việc quản lý tài nguyên là nguồn cơn khiến bạn phải đối mặt với những vấn đề nhất định với nguồn hàng. Do đó, một phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, bởi tất cả những gì bạn cần đã được thống kê cụ thể và chi tiết trên chính công cụ trên máy tính, laptop hay chính chiếc điện thoại smartphone của bạn.

Quản lý tài nguyên hiệu quả

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng trong kinh doanh văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là ngành có số lượng hàng hóa và mẫu mã đa dạng nhất hiện nay. Những vật dụng tuy nhỏ nhưng với số lượng lớn và chủng loại thật sự không hề dễ dàng và con số có thể lên đến hàng chục ngàn, hàng trăm ngàn. Để tránh những thất thiệt và quản lý một cách hoàn hảo thì việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng khi kinh doanh văn phòng phẩm được nhiều công ty văn phòng phẩm sử dụng

Những lợi ích to lớn mà phần mềm quản lý bán hàng mang lại cho ngành văn phòng phẩm bao gồm:

Những sản phẩm sẽ được quản lý chi tiết

Giá bán được thiết lập một cách chủ động

Hàng tồn kho được tính toán chuẩn xác

Tính doanh thu theo ngày, theo tháng và theo năm nhanh chóng, từ đó tìm được hướng giải quyết.

Nhiều doanh nghiệp bán văn phòng phẩm đã vận dụng tốt phần mềm bán hàng cho VPP như: Officexinh.com, Fahasa.com,…

Kết luận:

Với những lợi ích mà chúng tôi vừa trình bày với bạn, thì rõ ràng, phần mềm quản lý bán hàng chính là một “must-have-item” cần thiết để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn. Không chỗ hỗ trợ người quản lý trong việc giao nhiệm vụ cho nhân viên, quản lý các luồng công việc, giám sát và theo dõi, mà các phần mềm này còn giúp cho tổ chức kinh doanh có thể tập trung toàn lực vào năng lực cốt lõi, đầu tư vào lợi thế chiến lược, thay vì mất thời giờ với những công việc vặt vãnh khác.

Nếu bạn đang có nhu cầu “rinh” một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với nhu cầu và đặc thù công việc riêng của mình, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Mona Media để được lắng nghe, tư vấn và cung cấp giải pháp hiệu quả nhất dành cho mong muốn của mình nhé! Mong rằng những thông tin trên sẽ hữu ích và cần thiết đối với bạn.